POLITICA DE PRIVACIDAD, TRATAMIENTO, MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DATOS PERSONALES

TRANSPORTES JOALCO S.A., con Nit. No. 860.450.987-4 en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, o aquellas que las modifiquen para la correcta protección, administración y manejo de datos personales expide la siguiente política, que como responsable del manejo de toda la información personal que por el giro normal del negocio tenga que administrar bajo los términos de responsabilidad, confiabilidad y
confidencialidad.

Por lo anterior es importante que nuestros clientes, proveedores, empleados y usuarios en general a nivel nacional o internacional de ser el caso, conozcan nuestra política, razón por la cual les solicitamos leerla, y, si tienen alguna duda deben hacérnoslo saber para brindarles la información necesaria

1. OBJETIVO

La presente política tiene como objetivo fundamental dar cumplimiento a las normas, decretos para el manejo de datos, para ello adopta y establece las reglas aplicables al tratamiento y manejo de datos de carácter personal recolectados, tratados y/o almacenados por TRANSPORTES JOALCO S.A. en el desarrollo de su objeto social en calidad de responsable y/o encargado de los mismos.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política se aplicará al tratamiento de datos personales que existan registrados en su base datos, y a los datos solicitados por TRANSPORTES JOALCO S.A. para el desarrollo y cumplimiento de su objeto social.

3. ALCANCE DE LA POLITICA DE MANEJO, TRATAMIENTO Y ADMINISTRACIÓN DE DATOS

La presente política se aplicará y obligará a las siguientes personas naturales o jurídicas.

a) Representantes legales y/ o Administradores societarios

b) Personal interno de TRANSPORTES JOALCO S.A., directivo o no que custodien y traten bases de datos de carácter personal.

c) Contratistas, personas naturales y jurídicas que presten sus servicios a Transportes Joalco S.A., bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se realice cualquier tratamiento de datos de carácter personal.

d) Los accionantes, Revisores Fiscales, Abogados y aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario.

e) Personas públicas o privadas en condición de usuarios de los datos personales

f) Las demás personas que establezcan la ley.

4. POLITICA PARA EL TRATAMIENTO, MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE DATOS
PERSONALES

Transportes Joalco S.A., en cumplimiento de la Ley 1581 De 2012 y el Decreto 1377 de 2013

y demás normas, o aquellas que la modifiquen, ha establecido la presente política la cual tiene como finalidad la de salva guardar todos los datos personales que reposan en sus bases de datos al igual que los datos que sean recolectados para el cabal funcionamiento y cumplimiento de su objeto social que es el de la prestación del servicio de transporte terrestre por carretera.

Para tal fin TRANSPORTES JOALCO S.A., se compromete con todos sus clientes, proveedores, empleados, ex empleados y usuarios en general a salva guardar, custodiar y dar buen manejo a los datos que nos sean suministrados.

Para el cumplimiento de la misma TRANSPORTES JOALCO S.A., mantendrá:

a). Actualizada sus bases de datos.

b) Solicitará a sus titulares las respectivas autorizaciones para el manejo de sus datos

c) No suministrara ningún dato personal a terceros sin la previa autorización de los titulares de los mismos.

d) Atenderá inquietudes y sugerencias encaminadas a la protección de datos.

e) Hará firmar a sus empleados cláusula de confidencialidad, para garantizar la confidencialidad de los mismos.

f) Solamente divulgara los datos que por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control, o las autoridades pertinentes que tengan la facultad legal de solicitarla.

g) Mantendrá un manual de manejo, Administración y protección de datos donde se podrá consultar su alcance, objetivo, deberes, obligaciones de la empresa y de los titulares o dueños de los datos personales y demás inquietudes que tengan los clientes, proveedores, empleados, ex – empleados y usuarios en general.

h) Para cualquier reclamo mantendrá un canal de comunicación teniendo como sede principal la ciudad de Bogotá en la Avda. Ciudad de Cali No. 10-50 Int. 5B-5C. En caso de cambio de dirección avisara oportunamente a los clientes, proveedores, empleados, ex – empleados y usuarios en general, al igual que a las autoridades competentes en materia de Transporte de Carga por carretera.

i) Hará capacitaciones a su personal para garantizar la protección de datos personales.

j) Mantendrá actualizada la hoja de vida de sus empleados conservando la confidencialidad de la información suministrada.

k) El conocimiento, ejercicio y utilización de la presente política es de responsabilidad de todo el personal de Transportes Joalco S.A., Sopena de las acciones disciplinarias a que haya lugar.

5. DEFINICIONES

Las definiciones utilizadas en esta política para protección de datos de Transportes Joalco S.A., se toman de acuerdo a lo consagrado en la Ley 1581 de 2012, Circular 002 de 2015 y otros requisitos legales para aplicar dicha disposición.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

6. RESPONSABLES

Transportes Joalco S.A. como persona jurídica es la responsable General del tratamiento de datos, que se encuentran registrados en la base de datos de cada una de las áreas de la Organización, sin embargo, ha determinado un responsable que es la Gerencia General y unos encargados internos en virtud de los datos manejados por ellos, estos son:

7. MECANISMOS PARA INFORMARSE SOBRE PRIVACIDAD O ENVÍO DE CONSULTAS TRANSPORTES JOALCO S.A.

ha establecido como canales de comunicación los siguientes:

Dirección: Sede principal ubicada en la Av. Ciudad de Cali No. 10-50 Int. 5B- 5C Bogotá.

a) Página Web: www.transjoalco.com.co

b) Departamento comercial al 2948484 ext. 1002

c) Departamento de Compras 2948484 ext. 1369,

d) Departamento de Talento Humano 2948484 ext. 1557

e) Departamento Administrativo 2948484 ext. 1502.

f) Atención a Subcontratados al 2948484 ext. 1513

8. PRINCIPIOS APLICABLES PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

TRANSPORTES JOALCO S.A. estructura su Política de Protección de datos con base en los siguientes principios:

a) Principio de finalidad: El tratamiento de la información en Transportes Joalco S.A., obedece una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, el cual se enmarca en el manejo de la información para actividades relacionadas con su objeto social.

b) Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización.

c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

d) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, información sobre los datos que reposen en sus bases de datos que le conciernan.

e) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento.

f) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el tratamiento de datos están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive una vez finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento. Se asegura esta confidencialidad con un acta de confidencialidad que en caso de ser violada el personal se verá inmerso en una situación jurídica a la cual deberá responder.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de datos personales que reposen en las bases de datos de TRANSPORTES JOALCO S.A., tendrán los siguientes derechos:

a) Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales: Los titulares de datos personales podrán ejercer este derecho frente a los datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no ha sido autorizado.

b) Derecho a solicitar prueba de la autorización: Los titulares de datos personales podrán solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos de conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012. Se exceptúan de esta obligación los datos señalados en el artículo 10 de esta ley.

c) Derecho a ser informado frente al uso que se le ha dado a sus datos personales: Los titulares de datos personales tiene derecho a conocer en cualquier momento el uso que se les ha dado a sus datos personales previa solicitud dirigida al responsable de la información.

d) Derecho a revocar la autorización y/o a solicitar la supresión del dato: Los titulares de datos personales podrán revocar la autorización otorgada a Transportes Joalco S.A. para el tratamiento de los datos personales, si evidencia que no han sido respetados los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

e) Derecho a acceder a sus datos personales: Los titulares de datos personales podrán acceder de una forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento

10. DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE ESTA POLÍTICA RESPECTO DE LAS BASESDE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL CUANDO OSTENTEN LA CALIDAD DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS.
10.1. Deberes para los RESPONSABLES del tratamiento.

Cuando TRANSPORTES JOALCO S.A. o cualquiera de los destinatarios de esta política, asuman la calidad de responsables del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio el derecho de Hábeas Data.

b) Solicitar y conservar, copia de la autorización otorgado por el Titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Rectificar la información cuando esta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada encargado del tratamiento de información.

f) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

10.2. Deberes de los ENCARGADOS del tratamiento de datos personales.

Cuando TRANSPORTES JOALCO S.A. o cualquiera de los destinatarios de esta política, asuman la calidad de responsables del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio el derecho de Hábeas Data.

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

d) Actualizar las novedades sobre la información reportada por los titulares de los datos dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

e) Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

f) Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

g) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

h) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

i) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. AUTORIZACION

La recolección, uso, almacenamiento, circulación o supresión de datos personales por parte de Transportes Joalco S.A. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. Transportes Joalco S.A., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, dispone de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

11.1. Forma y mecanismo para otorgar la autorización:

La autorización deberá constar en un documento físico que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico. La autorización será emitida por Transportes Joalco S.A. y será puesta a disposición del Titular previo al tratamiento de los datos personales, de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012.

El área de Transportes Joalco S.A. que requiera la información de un titular, al momento de solicitar la autorización expresando con exactitud el tratamiento de las mismas, el cual deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

a) El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, que en el caso de Transportes Joalco S.A. se enmarcan dentro del cumplimiento de su objeto social.

b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes.

c) Los derechos que le asisten como titular.

11.2. Casos en los que no se requiere autorización del titular de los datos

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

 Información requerida por una entidad judicial competente tales como Juzgados y/o Fiscalía General de la Nación.

12. TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

TRANSPORTES JOALCO S.A., en cumplimiento de su objeto social realizara el tratamiento de datos personales de sus clientes, proveedores, empleados, ex empleados y usuarios de sus servicios directamente o por parte de sus contratistas, o mandatarios en desarrollo dentro de los principios de libertad y finalidad la recolección de datos personales y se limitara a aquellos datos que sean pertinentes, adecuados para el cumplimiento de la prestación del servicio de transporte de carga por carretera, salvo los casos expresamente previstos por la Ley, motivo por el cual no se podrán recolectar datos sin ninguna autorización por parte del titular, de igual manera no se recolectaran datos de niños, o niñas menores de edad o adolescentes, los datos solamente podrán ser divulgados por solicitud expresa de las entidades de vigilancia, control o las autoridades pertinentes que tengan la facultad legal de solicitarla.

Las fotografías, datos, videos o cualquier otra información que contenga datos personales de los trabajadores y/o familiares que se obtengan en actividades de integración, recreativas o de formación efectuadas por la Empresa, se entiende que solamente serán utilizadas para fines institucionales.

En el caso de los aprendices del SENA menores de edad, la empresa utilizara los datos suministrados por el Sena dentro de la relación tripartita para garantizar su vinculación como aprendiz en etapa electiva y/o productiva, y se utilizara solamente para fines de reconocimiento de apoyo y seguridad social.

Los datos también se corregirán o actualizarán de acuerdo a autorización expresa del titular de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

La destrucción y transferencia de datos se hará de igual manera y de conformidad con la Ley, y se realiza para tratamiento de datos de ex empleados y empleados de la Organización para cumplir con las obligaciones laborales que se tengan en Transportes Joalco S.A. como son pago de nómina, seguridad social.

La destrucción de los datos personales no aplicará para empleados y ex empleados, en cumplimiento de las normas laborales vigentes en Colombia.

TRANSPORTES JOALCO S.A., solamente conservará los datos de sus clientes proveedores y otros usuarios que sean necesarios; los datos que hayan sido usados temporalmente se salvaguardaran y no se utilizaran sin la previa autorización de sus titulares. La trasferencia de datos de los clientes, proveedores y otros usuarios se trasferirán de acuerdo a la ley y serán solamente transmitidas para fines de cumplimiento legal por las autoridades que igualmente tengan la facultad legal de solicitarla.

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los titulares o causahabientes de datos que reposen en Transportes Joalco S.A. podrán presentar solicitudes para la consulta de los mismos en cualquier momento a través del responsable y los encargados del tratamiento de la información.

El responsable o encargado del tratamiento suministrara la información requerida dentro de los 10 días hábiles siguientes a dicha solicitud.

Para la atención de consultas se deberá dirigir una carta a Transportes Joalco S.A., señalando claramente los datos que desea consultar y los datos de contacto a los cuales deberá ser dirigida esta respuesta de consulta.

12.1. Peticiones

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de Transportes Joalco S.A. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrá presentar una petición ante el responsable o encargados del tratamiento de la información de la siguiente manera:

a) La petición debe formularse mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular (nombre completo, número de identificación, tipo de relación con Transportes Joalco S.A.), la descripción de los hechos que dan lugar a la petición, la dirección a la cual puede enviarse respuesta y los documentos que quiera hacer valer. Si la petición resulta incompleta se requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción de la petición para que subsane las fallas, si dentro de los 2 meses siguientes a esta solicitud de documentos no presenta respuesta al requerimiento se entenderá que ha desistido de la petición.

b) La petición será incorporada en las bases de datos de Transportes Joalco S.A. a través de le leyenda PETICIÓN EN TRAMITE, y el motivo del mismo, esta leyenda se mantendrá hasta que la petición sea atendida o desistida.

c) El término máximo para atender una petición será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente al de su recibo.

d) El titular o causahabiente solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento o Encargado del tratamiento en Transportes Joalco S.A.

El departamento jurídico de TRANSPORTES JOALCO S.A. será el encargado de monitorear y hacer seguimiento a los trámites para garantizar las respuestas a las peticiones recibidas dentro de los términos establecidos en esta política

12.2. Privacidad en los Datos de Usuario personales y sensibles Tratados a través la Aplicación Transportes Joalco S.A.

a) Datos de Usuario Accedidos, Recopilados, Utilizados y Compartidos: La aplicación de Transportes Joalco SA puede acceder, recopilar y utilizar diversos tipos de datos de usuario, tanto personales como sensibles, con el objetivo de mejorar la experiencia del usuario y proporcionar sus servicios. Estos datos pueden incluir información de contacto (como nombre, Apellido, dirección de correo electrónico, número de teléfono, número de identificación), información de la cuenta (como nombre de usuario, contraseña), datos de ubicación para agilizar el enturnamiento a nivel nacional de vehículos de carga fidelizados, y cualquier otra información proporcionada voluntariamente por el usuario, esto únicamente tiene la finalidad de agilizar procedimientos internos de la compañía.

Es importante destacar que Transportes Joalco SA no comparte datos de usuario personales o sensibles con terceros sin el consentimiento explícito del usuario, a menos que sean requeridos por ley.

 

b) Procedimientos Seguros: Transportes Joalco SA, Implementa procedimientos seguros para tratar los datos de usuario personales y sensibles, incluyendo el cifrado de datos, el acceso restringido solo a empleados autorizados y la protección contra accesos no

12.3. Conservación y Eliminación de Datos

En Transportes Joalco SA, se mantienen los datos de usuario únicamente durante el periodo necesario para cumplir con los propósitos para los que fueron recopilados, a menos que la ley requiera o permita lo contrario. Cuando los datos ya no sean necesarios para estos fines, la empresa se compromete a eliminarlos de manera segura para garantizar la privacidad y seguridad de los usuarios.

En resumen, en Transportes Joalco SA se está dedicado a proteger la privacidad y seguridad de los datos de los usuarios de la aplicación. Si los usuarios tienen alguna pregunta sobre la política de privacidad o el manejo de sus datos, se les alienta a ponerse en contacto con la

empresa a través del siguiente enlace:

https://transjoalco.com.co/formulario-appmovil/.

Este formulario está diseñado específicamente para aquellos que deseen eliminar su cuenta en la aplicación móvil de Transportes Joalco SA. Una vez que se reciba la solicitud, la empresa se comunicará con el usuario para confirmar la eliminación de su cuenta.

13. VIGENCIA DE LA POLITICA

La presente versión de la Política de Privacidad, Tratamiento, Manejo y Administración de Datos Personales entrará en vigencia a partir del 27 de mayo de 2024. Estará disponible para consulta por cualquier persona en la página web oficial de Transportes Joalco SA, accesible en https://transjoalco.com.co/